[管理] 工作實境中，關於「開會」這件事

2020 Dec 11 職場二三事

前幾天當我正在與友人聚餐，一邊看著遠方三四十分鐘一班的飛機起降，一邊討論新媒體未來的發展；2020雖然有點艱辛，但這個冬天總算還不太冷，在杯中略呈琥珀色的烏瓦紅茶，讓杯身也結起了一片水珠，配合上茶頂的霜泡，還真有一種聖誕的氣息。 WhatsApp傳來了一位年輕創業夥伴的訊息：「有個不大不小的問題想請教您，可以請您將對於『開會』的想法，分享給我的夥伴嗎？我從沒想過開會也會是經營路上的一個困難，後續細談。」開會？是個很有趣的問題。若說人生有二分之一在工作，那工作中大概又有超過二分之一在開會，會議開得好與不好，與管理階層領導得好與不好直接地有著關係。談話的過程和這中間解決的問題姑且不論，也趁這個機會記錄下對於會議的想法，作為紀錄、也是分享。

會議的種類：工作流程內、組織管理之中

不論是在專案或是產品開發當中，必然是工作流程內的會議，而工作流程內的會議，其議程、產出、目標、人員，都應該是清楚明瞭的。相信大家都參與過浪費時間的「提案討論」，首先主席點名負責人，負責人開了份簡報，轉接頭和線路還弄了兩分鐘，從第一次見到客戶開始說，最後問「大家有甚麼想法」，一片沉靜之後，大家恭迎主管提出他尊貴且重要的意見；這種會議，大概是最浪費生命和時間的一種儀式。既然會議的主軸是「提案討論」，那需求總該被帶進來，甚至在會議前就可以以檔案提供給與會人員了；一開始，半分鐘review、確保目的一致，隨即可以讓大家提出自己對於需求的想法，並快速地進到討論、結論；一個目的明確、資料清楚、準備充足的會議，肯定能讓組織充滿活力與希望，並且不需要加班。組織管理之中的會議則不同，依據目的可以分為報告、決策、佈達，萬不得已才會有討論，要知道當一間公司的組織管理需要討論，那也就意味著管理有不明確的地方，大概就不是甚麼好事了。報告其實大多可以透過書面資料或電子檔案完成，只有跨部門與功能的報告才需要謹慎地進行，而即便如此，也只需要以數字做為唯一報告的內容與標準即可；決策的會議需要明確的主題，往往是決策層對於一個事項擁有模擬兩可的選項時，需要同步資訊、同調決議才需要開啟；佈達的會議應該是明快的，甚至於除了說明各種事宜之外，還擁有激勵、塑造組織文化的目的和效果，也因此更需要精心推演並進行。討論大多是在處理例外狀況了，否則大多數一個小組的討論，幾乎都可以在座位邊完成，而一對一的會議，可能牽涉到更多的領導與管理了。

會議的大原則：人少時精

若要一言以蔽之，會議要開得好，人最好是降到最少、時間最好是設定得最短，那自然準備會最充足。關於控制時間的工作法有很多專門的論調了，在此不談；如果以15分鐘為單位，一個會議最多開到一小時，花掉了四個單位時間的會議，應該要可以解決掉大多的問題。網路上也有很多有創意的控制時間方式，例如小火車會議桌、沙漏、定時鬧鐘等，時間的控制需要練習，而當最後大家都能意識到時間的重要時，自然會有效率。至於人數的控制，若有部分角色做為見習或是被知會的角色，進來只是聽，其實意義不大、也浪費時間；若只是知會，似乎用書面檔案、紙本文件也能完成同樣的工作，這人何必用他可以產出的時間，純粹參與在旁邊呢？所以，參與會議的人就有話語權，也必須善用話語權。這世界上第二沒有意義的會議，就是只聽一個人講話（最沒有意義的會議則是無人說話，這樣的會議直接不開也是可以的），如果只有一個人講話，這應該稱之為「佈達」而非會議，佈達不就是一紙信件可以完成的事嗎？話講完了恐怕還沒人聽進去、沒人記得呢。進了會議、參與了會議，應該要講講話，而在一個精緻且高效率的討論中，即便是無效的意見，他也是在刪除多餘的選項。而身負決策權的人也最好加入會議，否則會後被否決，也是相當浪費時間、令人沮喪的；當然，那不代表會議的結果是不能被推翻的，只是在效率的前提下，能一步完成的事情，真的不需要拆成六七八步。

會開好了，事情也做好了

這似乎是一個終極的理想，但在高度的律己與練習下，大多數的組織是可以實現這個目標的。很多公司也仰賴著中高階主管能夠建立會議的制度與認知，但往往主事者最喜歡開上述提到的沒有意義、浪費時間的會議。有權力的人，必然是在學會使用權力之後，永遠提醒自己節制權力的；那些最終只能拿權力強制推動結論與目的的人，大抵是不能好好管理和領導的人；如亞歷山大大帝所說： "I would not fear a pack of lions led by a sheep, but I would always fear a flock of sheep led by a lion." 我不害怕由一隻綿羊所帶領的一群獅子，但我害怕由一隻獅子所帶領的一群綿羊。